MOTIVEER EN BEHOUD UW GOEDE MEDEWERKERS DOOR ZE TE LATEN PARTICIPEREN !!

- Vandaag veranderen veel medewerkers van werkgever. De lokroep van het "groenere gras", en van de financiële voordelen is groot om van bedrijf te veranderen.

- Het financiële plaatje is NIET de grootste drijfveer

- Factoren als autonomie, medezeggenschap en teamgevoel WEL.

Zorg ervoor dat uw medewerkers het gevoel hebben zelf mee aan het stuur te staan. Dus geen loze visies en missies of strategieën meer, daar kijkt niemand naar om buiten de twee of drie die het bedacht hebben. 

Faciliteren is een prima middel om deze factoren te versterken en om de draagkracht te versterken.

 

Voorbeelden uit de praktijk: 

Veranderingen aanbrengen en laten aanvaarden en gedragen?

Uw management team samenbrengen om een verdere strategie te bepalen?

Een departement of bepaalde medewerkers samen laten denken over een bepaald topic en het opmaken van een uitvoeringsplan? 

Oplossingen genereren voor specifieke problemen? Op een gedragen manier?

Nieuwe ideeën opmaken om een betere dienstverlening te genereren?

Laat het uw medewerkers zelf oplossen. De kracht van een team is een veelvoud dan dat van de onafhankelijke individuen. 

 

In goede banen leiden:

Wie gaat dat faciliteren? Iemand intern? 

Ok, is dit voldoende "objectief" ? 

Kan iedereen daar mee om?

Een onafhankelijke "gids" kan dit oplossen. 

Bespreek allereerst uw nood. Elke nood vereist een specifieke structuur en een planning.

 

Denk aan:

1. De bespreking en de voorbereiding

2. De facilitering(en) zelf tijdens de meetings

3. Het opmaken van conclusies/rapporten

4. De verdere uitnodigingen van de meetings en de rappels

5. Tussenrapportages, finale rapportage

6. "Todo's" lijst met deadlines

Zoals u hiernaast kan afleiden, gaat het faciliteren dikwijls verder dan enkel een begeleiding tijdens de meeting. Zo kan u als verantwoordelijke uw kerntaken verder behartigen, terwijl uw teams gericht en op een gedragen wijze verder werken.

Wil u als verantwoordelijke deel uitmaken van de groep? 'Neem plaats, laat je rijden?" Zeker mogelijk, maar niet altijd. Contacteer ons om dit te bespreken.

Heeft u liever enkel een facilitator, en duidt u iemand anders aan voor de opvolging?  Dat kan eveneens.

Wil u het zelf doen? Prima; hierbij enige tips:

Neem ervaren mensen die zich duidelijk en precies uitdrukken.

Een goede facilitator moet enige sterke eigenschappen bezitten:

1. Grondige kennis en inzicht van business in het algemeen, alles wat gezegd wordt moet de facilitator goed kunnen begrijpen. 

2. De -onderliggende- nood kunnen inzien en de structuren kunnen aanwijzen die het best naar de oplossing kunnen leiden.

3. Kennis van de uitwerking van deze structuren, en mogelijke hulptechnieken. 

4. Ingewikkelde zaken eenvoudig maken

Daarnaast zijn  -afhankelijk van de situatie- een aantal neveneigenschappen voordelig: Meertalig, diplomatisch, positief, creatief.

 

Wil u dit liever uitbesteden? Of wil u dit zelf doen mits eerst wat aanwijzingen en ideeën?

Contacteer ons dan om uw situatie te bespreken

 

Aan de slag met inclusieve vergaderingen

Inclusieve vergaderingen  bieden een veilige ruimte waar iedereen zich bevoegd voelt om bij te dragen - niet slechts een select aantal. De voordelen van inclusief vergaderen zijn eindeloos. Medewerkers voelen zich gewaardeerd, gehoord en gerespecteerd, terwijl teams en organisaties profiteren van een diversiteit aan ideeën en perspectieven. Als je nog niet veel hebt nagedacht over de inclusiviteit van je vergadercultuur, is dit het moment om te beginnen met deze gids.

In 5 stappen naar inclusieve vergaderingen:

1. Bevorder psychologische veiligheid

2. Bepaal basisregels en verwachtingen

3. Beheer onderbrekingen (en andere regelovertredingen)

4. Bouw samen aan uw agenda

5. Bied mensen verschillende manieren om bij te dragen

 

Lees hieronder hoe je dat doet voor elke stap: 

1. Bevorder psychologische veiligheid

Psychologische veiligheid is de hoeksteen van een goed presterend bedrijf. Het vergroot de betrokkenheid van medewerkers, bevordert een inclusieve cultuur op de werkplek, stimuleert het welzijn van medewerkers en creëert een omgeving waarin mensen zich veilig voelen om zichzelf te uiten en ideeën te delen.

Maar wat is psychologische veiligheid precies en hoe verhoudt het zich tot inclusief vergaderen?

Laten we beginnen met een definitie:

“Psychologische veiligheid is het vermogen om zichzelf te tonen en in dienst te nemen zonder angst voor negatieve gevolgen van zelfbeeld, status of carrière. Het kan worden gedefinieerd als een gedeelde overtuiging dat het team veilig is voor het nemen van interpersoonlijke risico's. In psychologisch veilige teams voelen teamleden zich geaccepteerd en gerespecteerd.”

Alleen in een psychologisch veilige omgeving kunnen mensen zich op hun gemak voelen om kwetsbaar te zijn, hun ideeën te delen en gedachten en zorgen te uiten. Als uw bedrijfscultuur niet gebaseerd is op psychologische veiligheid, zult u moeite hebben om inclusieve vergaderingen te houden.

Hoe kan u dat doen? Enige inzichten:

- Een goede manier van feedback geven

- Actief luisteren

- Aanmoedigen

2. Stel basisregels en verwachtingen vast

Je zou kunnen denken dat regels niet nodig zijn. We zijn hier allemaal volwassenen, toch? We weten wat acceptabel is en wat niet. Nou, niet noodzakelijk. Het is belangrijk te weten dat bepaald gedrag automatisch komt, en we daar niet bewust van zijn. 

Als Mark anderen bijvoorbeeld voortdurend onderbreekt, doet hij dat onbewust vanuit zijn enthousiasme.

Dat hoeft niet te betekenen dat hij denkt dat hij alleen het waard is om gehoort te worden, of dat anderen het niet verdienen om bij te dragen.

Evenzo, wanneer Vincent consequent en luidruchtig te laat komt, realiseert hij zich misschien niet dat hij de stroom van de vergadering onderbreekt en afbreuk doet aan de persoon die momenteel aan het woord is.

Maar ongeacht waar het vandaan komt, kan dergelijk gedrag een omgeving creëren die het tegenovergestelde van veilig en inclusief aanvoelt.

Ga er niet vanuit dat iedereen volgens dezelfde regels speelt.

Stel duidelijke richtlijnen en verwachtingen op voor wat acceptabel is (bijv. anderen laten uitpraten voordat je begint te spreken, het respectvol oneens zijn met anderen) en wat niet (anderen onderbreken, typen/zichtbaar afgeleid zijn en niet betrokken zijn terwijl anderen spreken, enzovoort).

3. Beheer onderbrekingen (en andere regelovertredingen)

Onze vorige tip ging over het stellen van verwachtingen en spelregels voor een gelijk speelveld, en deze stap gaat over het handhaven ervan. Het benadrukt ook het belang van het hebben van een aangewezen gespreksleider. Heb jij het in je om een ​​facilitator te zijn?

LEER MEER Of je nu zelf de vergadering faciliteert of de rol aan iemand anders toewijst, zorg ervoor dat je iemand bij de hand hebt die de zaken soepel kan laten verlopen en deskundig en efficiënt kan reageren op regelovertredingen.

Zorg dat je enkele zinnen voorbereidt om onderbrekingen snel te beheren, zoals 'Wacht even, Ilse,  laten we Jo eerst zijn punt afmaken. Jo, ga alsjeblieft verder.”

En als je merkt dat mensen de basisregels consequent negeren, neem dan tijdens de vergadering even de tijd om de groep te herinneren aan actief luisteren en respectvolle communicatie.

Houd bij onderbrekingen en het praten over mensen in het bijzonder rekening met de mensen in uw eigen vergadering die meer kans hebben op onderbrekingen of minder zelfvertrouwen hebben om te spreken, en wees bereid om voor hen te pleiten en hun stem indien nodig te versterken.

4. Bouw samen aan uw agenda

Bij inclusieve vergaderingen gaat het er niet alleen om iedereen in staat te stellen bij te dragen als ze eenmaal in de ruimte zijn. Overweeg ook een meer inclusieve, op samenwerking gebaseerde benadering van de manier waarop u uw vergaderingen plant. Deel voorafgaand aan de vergadering een conceptagenda en moedig deelnemers aan om hun eigen gesprekspunten of items toe te voegen die ze graag willen behandelen. Dit geeft niet alleen iedereen de mogelijkheid om de regie van de vergadering vorm te geven. Het geeft mensen ook de tijd om voor te bereiden wat ze willen zeggen, wat het voor meer introverte leden van de groep gemakkelijker kan maken om hun bijdrage te delen wanneer de tijd daar is. En zorg ervoor dat u als leider van de vergadering de agenda doorneemt en afrondt voordat de vergadering begint. U wilt ervoor zorgen dat alle punten in een logische volgorde worden behandeld en dat u voldoende tijd en ruimte voor elk item hebt toegewezen.

5. Zorg voor verschillende manieren waarop mensen kunnen bijdragen

Het houden van inclusieve vergaderingen betekent het accepteren en respecteren van de realiteit dat, als het gaat om spreken voor een groep, verschillende mensen verschillende niveaus van comfort voelen. Het vereist ook dat je de kanalen en middelen die beschikbaar zijn voor mensen om bij te dragen, diversifieert. Naast het zo veilig en comfortabel mogelijk maken voor mensen om hun gedachten en ideeën te uiten, biedt u alternatieve manieren voor mensen om bij te dragen. Als u bijvoorbeeld een externe/virtuele vergadering houdt, nodigt u deelnemers uit om hun ideeën of gedachten te delen via de chatfunctie. Je kunt ook anonieme peilingen houden om te peilen hoe mensen echt over bepaalde ideeën of initiatieven denken, of een anonieme post-it-brainstorm houden om ieders gedachten en ideeën vast te leggen zonder de druk om ze in het bijzijn van de groep uit te leggen of uit te werken. Uiteindelijk, hoe gemakkelijker je het voor mensen maakt om bij te dragen op een manier waar ze zich prettig bij voelen, hoe meer je zult profiteren van een diversiteit aan gedachten, ideeën en meningen. En dat is waar het bij inclusieve meetings om draait, toch?